En un club social moderno, la calidad del servicio no depende solo de tener buenas instalaciones, sino también de la eficacia en la comunicación entre socios y colaboradores. A veces, encontrar a la persona adecuada dentro del club resulta más difícil de lo necesario. Llamadas que se redirigen, correos que no se contestan a tiempo o socios frustrados por no saber a quién acudir. Para solucionar esto, el módulo de directorio de Mi Club ofrece una alternativa clara, útil y eficiente: una sección donde los socios pueden encontrar toda la información de contacto del personal clave del club y más.
¿Qué es el módulo de directorio de Mi Club?
Es una funcionalidad integrada en Mi Club que permite mostrar de manera organizada y accesible los datos de contacto de cada colaborador o área del club, para que los socios puedan comunicarse directamente con la persona que puede ayudarles sin intermediarios ni confusión.
Características principales:
- Búsqueda por categorías o nombres. Por ejemplo: administración, deportes, restaurante, mantenimiento, etc.
- Ficha de cada persona o área con:
- Teléfono directo o extensión.
- Correo electrónico.
- Horarios de atención.
- Descripción del rol y cómo puede ayudar al socio.
- Fotografía del colaborador.
- Posibilidad de incluir contactos externos útiles para el socio. Por ejemplo: servicios aliados como encordado de raquetas, reparaciones, proveedores recomendados, etc.
- Accesible desde la app de forma rápida y organizada.
Beneficios del módulo de directorio de Mi Club
- Atención más directa y eficiente: el socio ya no tiene que llamar a la recepción o enviar correos genéricos. Ahora puede contactar directamente al responsable de la actividad, servicio o proceso que necesita.
- Descongestión de líneas y oficinas: las llamadas van directamente a las extensiones o contactos designados, evitando que la recepción tenga que actuar como intermediaria en todos los temas.
- Identificación visual de los colaboradores: cada ficha incluye una fotografía, lo que genera una sensación de cercanía y confianza, incluso cuando el contacto es telefónico o por correo.
- Respeto por los horarios de trabajo: el sistema permite configurar los horarios en los que cada persona puede ser contactada, protegiendo su tiempo fuera de jornada y fortaleciendo el equilibrio laboral.
- Información útil más allá del club: también es posible incluir contactos externos valiosos para los socios, como encordadores de confianza, reparadores de artículos deportivos o tiendas recomendadas.
- Mayor satisfacción del socio: al encontrar fácilmente a la persona correcta, el socio resuelve su necesidad más rápido y con una mejor percepción del servicio del club.
Caso de éxito: más orden, menos llamadas perdidas y mejor experiencia
Uno de nuestros clientes —un club con gran número de actividades deportivas y eventos sociales— decidió implementar el módulo de directorio de Mi Club con el objetivo de mejorar su atención al socio y reducir la carga operativa de la recepción.
Antes: múltiples intermediarios y tiempo perdido
- La recepción recibía hasta 80 llamadas diarias para temas que no podía resolver directamente.
- Muchas veces, el socio era transferido varias veces antes de encontrar a la persona adecuada.
- Algunos colaboradores recibían llamadas o mensajes fuera de horario laboral, afectando su descanso.
- Había desconocimiento general sobre quién manejaba cada tema.
Después: una comunicación clara y con propósito
- Cada área y colaborador del club fue indexado en el directorio, con su nombre, foto, horario y funciones.
- Las llamadas fueron direccionadas directamente desde la app, reduciendo en más del 60 % la carga de la recepción.
- Se establecieron horarios de contacto visibles para el socio, mejorando el respeto por el tiempo personal del equipo.
- La información de servicios externos —como un taller de encordado o la tienda aliada del club— también fue añadida al directorio, brindando más valor al usuario.
Uno de los miembros del comité administrativo comentó: “La gente ya no llama a preguntar ‘¿Quién maneja tal cosa?’… Van directo al contacto, saben si está disponible y hasta le ponen cara. Eso nos ha ahorrado tiempo y mejorado la percepción del servicio”.
¿Por qué es clave ofrecer un directorio claro en clubes?
En toda comunidad organizada, la buena comunicación es esencial. Pero tan importante como comunicar, es saber a quién comunicarle cada cosa. Al darle al socio acceso directo a los responsables del club se logra:
- Mayor claridad en las gestiones.
- Reducción de tiempos de respuesta.
- Mejor aprovechamiento del recurso humano.
- Menor desgaste para áreas administrativas.
- Una cultura de contacto respetuoso y eficiente.
Aunque sencillo en su funcionamiento, este módulo tiene un impacto profundo en la calidad del servicio percibido.
Recomendaciones para sacar el máximo provecho al módulo de directorio de Mi Club
- Asegúrate de que todos los colaboradores clave tengan su ficha actualizada.
- Incluye una descripción clara de su rol y alcance.
- Usa fotografías amables y recientes para generar cercanía.
- Configura correctamente los horarios de atención para cada contacto.
- Mantén actualizado el listado con recursos externos útiles para los socios.
- Revisa periódicamente si los datos siguen siendo válidos y completos.
¿Cómo se implementa?
En 109 Apps te acompañamos paso a paso:
- Recogemos contigo la información de cada colaborador.
- Cargamos y organizamos los datos por secciones dentro de la app.
- Configuramos horarios de contacto y categorías.
- Te capacitamos para mantenerlo actualizado internamente.
En poco tiempo, tendrás un canal que no solo mejora la eficiencia interna, sino que humaniza el contacto entre socios y empleados; además de que fortalece la cultura de servicio en el club.
Un club con buena comunicación es un club más confiable
El módulo de directorio de Mi Club es una herramienta sencilla, pero poderosa. Permite ordenar la comunicación, ahorrar tiempo, reducir frustraciones y ofrecer un servicio más humano y profesional.
Cuando el socio sabe a quién acudir, cuándo puede hacerlo y cómo comunicarse, todo fluye mejor. Y cuando el personal siente que su tiempo y funciones son respetados, trabaja con mayor tranquilidad y compromiso.
¿Quieres lograr esto en tu club? Contáctanos y te ayudamos a implementarlo. En 109 Apps creemos que la tecnología bien usada no solo mejora procesos, también mejora relaciones.