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MANUAL DE POLÍTICAS DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES 

109 APPS S.A.S.

PREÁMBULO. 109 APPS S.A.S., sociedad comercial, identificada con NIT 900.953.134-2, en cumplimiento de lo señalado en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, implementa su Manual de Políticas para el Tratamiento y Protección de Datos Personales.

CAPÍTULO I

ASPECTOS GENERALES

PRIMERO: OBJETO. 109 APPS S.A.S. implementará todas las acciones que tenga a su alcance para el cumplimiento de la protección y tratamiento de datos personales de los que sea responsable o encargado, en especial para proteger los derechos a la privacidad, la intimidad y el buen nombre y los derechos a conocer, actualizar y rectificar los datos de los titulares recogidos en las bases de datos propias o tratadas por encargo de terceros. Es por ello que el presente manual se aplica tanto para proteger los datos personales que actualmente trate y los que en un futuro se puedan tratar, así como para el tratamiento de los datos de empleados, proveedores, clientes y contratistas.

SEGUNDO: PRINCIPIOS. En el tratamiento de datos personales que realiza 109 APPS S.A.S. se aplican todos los principios consagrados en el artículo 4 del Titulo II del Régimen General de Protección de Datos Personales, en la Ley 1581 de 2012 y en las normas que la desarrollen y complementen.

TERCERO: CONSULTA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. Esta política se encuentra a disposición de los titulares de los datos personales por los medios de divulgación idónea que disponga 109 APPS S.A.S. como responsable o encargado del tratamiento de datos personales y en su sede principal en la Calle 109 # 18b-31 of 305 de la ciudad de Bogotá, correo electrónico [email protected] , así como en la página web www.109apps.com

CUARTO: TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. El tratamiento de los datos personales se hace en los términos y alcances de la autorización entregada por el titular o en aplicación de las normas especiales cuando proceda alguna excepción legal para hacerlo.

QUINTO: RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. 109 APPS S.A.S. actúa como RESPONSABLE del tratamiento de datos personales en virtud de la recolección que realice directamente de los datos de los titulares, con el fin de i) mantener las relaciones de índole laboral con sus trabajadores, elaboración de contratos de trabajo, vinculación al sistema de seguridad social y pago de salarios y prestaciones sociales. Así mismo para mantener en constante capacitación al personal frente a los diferentes temas relacionados con su actividad, preparación para el desempeño de su cargo; ii) desarrollar aplicaciones móviles que brinden soluciones a las organizaciones recreativas, clubes, conjuntos residenciales , instituciones educativas y comunidades; iii) efectuar el pago de sus obligaciones financieras, laborales y contractuales, iv) brindar información a los clientes y usuarios frente a los servicios que presta en desarrollo de su objeto social, para lo cual puede realizar envío de información por medios electrónicos, o efectuar contacto telefónico o personal con los titulares; v) presentar propuestas comerciales para la venta de productos y servicios a personas naturales o jurídicas; vi) tramitar las solicitudes efectuadas por peticiones, quejas o reclamos formuladas por los usuarios o clientes; vii) atender los requerimientos administrativos de las entidades distritales, departamentales o nacionales; viii) dar respuesta a los requerimientos efectuados por jueces de la república, conciliadores, árbitros y demás entidades con funciones judiciales, derivadas de acciones judiciales que sean promovidas por o en contra de 109 APPS S.A.S.; y ix) hacer transmisión y transferencia de datos personales, para lo cual ha obtenido el consentimiento previo, informado y expreso de los titulares de los datos y de los responsables del tratamiento de datos personales, garantizando de esta manera los derechos a la protección de los datos.

SEXTO: DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS. De acuerdo con lo establecido en la normatividad vigente aplicable en materia de protección de datos, los siguientes son los derechos de los titulares de los datos personales:

1. Acceder, conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales frente a 109 APPS S.A.S. en su condición de responsable o encargado del tratamiento de datos.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada por el titular de los datos o por el responsable del tratamiento de datos personales a 109 APPS S.A.S. para el tratamiento de datos, mediante cualquier medio válido.
3. Ser informado por 109 APPS S.A.S. previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012, previo trámite de consulta o requerimiento ante 109 APPS S.A.S. 
5. Revocar la autorización o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento por parte de 109 APPS S.A.S., como responsable o encargado del tratamiento de datos personales.

Estos derechos podrán ser ejercidos por:

1. El titular de los datos personales.
2. Los causahabientes del titular de los datos personales.
3. El representante y/o apoderado del titular de los datos personales.

SÉPTIMO: CONFIDENCIALIDAD Y SEGURIDAD DE LAS BASES DE DATOS. 109 APPS S.A.S.  pone todos los recursos humanos, técnicos y tecnológicos que estén a su alcance, haciendo su mejor esfuerzo, para brindar seguridad y confidencialidad a los datos personales de los cuales es responsable o encargado del tratamiento.

En cuanto a la confidencialidad, 109 APPS S.A.S. se compromete a suscribir acuerdos de confidencialidad con terceros en los eventos que se celebren convenios para compartir datos personales para la oferta de servicios de valor agregado de carácter jurídico, comercial y de servicios.

OCTAVO: AUTORIZACIÓN PARA USO DE DATOS PERSONALES. 109 APPS S.A.S. como RESPONSABLE del tratamiento de datos personales obtiene de los titulares de los datos su autorización clara, previa, expresa, informada y libre de vicios, mediante formularios, formatos de recolección de datos, formularios electrónicos y demás medios de que disponga o pueda disponer para tal efecto. De igual manera como ENCARGADO del tratamiento de datos obtendrá la autorización de los responsables previa la certificación de la autorización de los titulares otorgada a estos, dentro del acuerdo para compartir datos personales.

NOVENO: AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR.  109 APPS S.A.S. solicitará a los titulares de los datos personales su autorización e informará la finalidad de antemano para el tratamiento de sus datos personales, excepto en los siguientes casos: 

a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;

b) Datos de naturaleza pública;

c) Casos de urgencia médica o sanitaria;

d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; y

e) Datos relacionados con el registro civil de las personas.

DÉCIMO: MEDIOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN. 109 APPS S.A.S. obtendrá la autorización mediante diferentes medios, entre ellos documentos físicos, electrónicos, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, o en cualquier otro formato que en todo caso permita el consentimiento del titular mediante conductas inequívocas a través de las cuales se concluya que de no haberse surtido la misma por parte del titular o la persona legitimada para ello, los datos no se hubieran almacenado o capturado en la base de datos. La autorización será solicitada por 109 APPS S.A.S. de manera previa al tratamiento de los datos personales.

DÉCIMO PRIMERO: REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN. Los titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar la autorización otorgada a 109 APPS S.A.S. para el tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresión o eliminación de los mismos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. 109 APPS S.A.S. establecerá mecanismos sencillos que permitan al titular revocar su autorización o solicitar la supresión de sus datos personales, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.

Para lo anterior, deberá tenerse en cuenta que la revocatoria del consentimiento puede expresarse de manera total en relación con las finalidades autorizadas, y por lo tanto 109 APPS S.A.S. deberá cesar cualquier actividad de tratamiento de los datos, y de manera parcial en relación con ciertos tipos de tratamiento, en cuyo caso serán estos sobre los que cesarán las actividades de tratamiento. En este último caso, 109 APPS S.A.S. podrá continuar tratando los datos personales para aquellos fines en relación con los cuales el titular no hubiera revocado su consentimiento.

DÉCIMO SEGUNDO: GARANTÍAS DEL DERECHO DE ACCESO. Para garantizar el derecho de acceso del titular de los datos, 109 APPS S.A.S. pondrá a disposición de éste los respectivos datos personales a través de cualquier medio idóneo, incluyendo los medios electrónicos que permitan el acceso directo del titular a ellos.

DÉCIMO TERCERO: TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO. El tratamiento de los datos de los titulares con los cuales 109 APPS S.A.S. tuviere establecida una relación como RESPONSABLE o estableciera una relación como ENCARGADO del tratamiento de datos, con el fin de promover los productos y servicios que se derivan de la explotación de su objeto social, promover alianzas, adquirir bienes y servicios, y lo realizará con base en las prescripciones de las leyes 1581 de 2012 y 1266 de 2008 en lo que le sea aplicable, y en general para el cumplimiento de su objeto social. En todo caso, los datos personales podrán ser recolectados y tratados para:

1. Mantener las relaciones de índole laboral con sus trabajadores, elaboración de contratos de trabajo, vinculación al sistema de seguridad social y pago de salarios y prestaciones sociales. Así mismo para mantener en constante capacitación al personal frente a los diferentes temas relacionados con su actividad, preparación para el desempeño de su cargo.
2. desarrollar aplicaciones móviles que brinden soluciones a las organizaciones recreativas, clubes, conjuntos residenciales , instituciones educativas y comunidades 
3. Efectuar el pago de sus obligaciones financieras, laborales y contractuales.
4. Brindar información a los usuarios y clientes frente a los servicios que presta en desarrollo de su objeto social, para lo cual puede realizar envío de información por medios electrónicos, o efectuar contacto telefónico o personal con los titulares. 
5. Presentar propuestas comerciales para la venta de productos y servicios a personas naturales o jurídicas.
6. Tramitar las solicitudes efectuadas por peticiones, quejas o reclamos formuladas por los usuarios o clientes.
7. Atender los requerimientos administrativos de las entidades distritales, departamentales o nacionales. 
8. Dar respuesta a los requerimientos efectuados por jueces de la república, conciliadores, árbitros y demás entidades con funciones judiciales, derivadas de acciones judiciales que sean promovidas por o en contra de 109 APPS S.A.S. 
9. Ofrecer a los titulares de los datos información comercial y de productos y servicios en general, que preste 109 APPS S.A.S. 
10. Desarrollar el objeto social de 109 APPS S.A.S. conforme a sus estatutos sociales.
11. Compartir con empresas aliadas, asociados, sucursales, franquicias, filiales y subsidiarias y terceros con los cuales se tengan suscritos acuerdos para compartir datos personales para la oferta de servicios de valor agregado de carácter comercial, financiero y de servicios.
12. Hacer transmisión o transferencia nacional o internacional de datos con empresas aliadas, proveedores y demás que se requieran para el desarrollo de su objeto social.

DÉCIMO CUARTO: ACTUALIZACIÓN DE LAS BASES DE DATOS. 109 APPS S.A.S. actualizará sus bases de datos de manera permanente, de conformidad con lo señalado en la Ley 1581 de 2012.

DÉCIMO QUINTO: TRATAMIENTO DE DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES. En el tratamiento de datos personales 109 APPS S.A.S. asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores (niños, niñas, y adolescentes). En caso de recaudarlos dará cumplimiento a lo señalado en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012.

DÉCIMO SEXTO: AVISO DE PRIVACIDAD. 109 APPS S.A.S. cuenta con un aviso de privacidad el cual hace parte integral del presente manual.

DÉCIMO SÉPTIMO: TRANSFERENCIAS DE DATOS PARA TRATAMIENTO POR TERCEROS NACIONALES E INTERNACIONALES. 109 APPS S.A.S. puede transmitir o transferir de manera parcial o total los datos personales a terceros en el país o en el exterior, en desarrollo de su objeto social, para lo cual solicita autorización de su titular e implementa las acciones necesarias para el cumplimiento de los preceptos legales de Colombia, mediante la suscripción de acuerdos para compartir datos personales.

CAPÍTULO II

PROCEDIMIENTOS

DÉCIMO OCTAVO: APLICACIÓN DE PROCEDIMIENTOS. Los procedimientos que se describen a continuación sólo pueden ser ejercidos por el titular, sus causahabientes o representantes, siempre que se acredite previamente la identidad o la representación.

DÉCIMO NOVENO: PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES. En todos los procedimientos el titular o sus representantes deberán suministrar la siguiente información: nombre y apellido o razón social completa, tipo de identificación y número, dirección, teléfono y ciudad, copia del RUT cuando sea aplicable. 

VIGÉSIMO: PROCEDIMIENTO PARA CONSULTA SOBRE EL TRATAMIENTO DE DATOS POR SUS TITULARES. 109 APPS S.A.S. proporciona los medios idóneos para la consulta del tratamiento de datos, por parte de los titulares de los datos personales, los cuales serán informados dentro de los formularios o vía correo electrónico de recolección de datos personales.

Los términos para resolver las consultas serán de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de las mismas, de acuerdo a lo señalado en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.

VIGÉSIMO PRIMERO: PROCEDIMIENTO PARA CORREGIR, ACTUALIZAR, RECTIFICAR O SUPRIMIR LOS DATOS. 109 APPS S.A.S.  en cumplimiento de Régimen General de Protección de Datos Personales, procederá a corregir, actualizar, rectificar o suprimir los datos personales a solicitud del titular o su representante, en los términos señalados en el PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES.

El trámite será el establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 y que se indica a continuación:

1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a 109 APPS S.A.S., con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que soportes la solicitud. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

109 APPS S.A.S. capacitará a los encargados para la atención de consultas y reclamos sobre el trámite procedimental que señala la ley.

Parágrafo. No accederá a la solicitud realizada por el titular o su representante de supresión de los datos personales, cuando exista un deber legal o contractual para que los datos personales permanezcan en la respectiva base de datos.

VIGÉSIMO SEGUNDO: PROCEDIMIENTO PARA REVOCAR LA AUTORIZACIÓN DADA A 109 APPS S.A.S. PARA TRATAR LOS DATOS PERSONALES. El titular de los datos personales o quien actúe como su representante, podrá revocar la autorización dada para el tratamiento de sus datos personales, elevando una solicitud dirigida al responsable del tratamiento o al encargado del mismo en los términos del PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES.

VIGÉSIMO TERCERO: GARANTÍAS DEL DERECHO DE ACCESO. 109 APPS S.A.S. garantiza el derecho de acceso del titular de los datos, poniendo a disposición de éste, sin costo alguno, de manera detallada, los respectivos datos personales a través de medios idóneos para tal fin.

VIGÉSIMO CUARTO: VIGENCIA DE LA POLÍTICA. La presente política rige a partir de la fecha de su publicación y deja sin efectos las demás disposiciones institucionales que le sean contrarias. Lo no previsto en el presente manual se reglamentará de acuerdo con el Régimen General de Protección de Datos Personales