Recibir amigos, familiares o visitas especiales es una parte esencial de la vida social en cualquier conjunto residencial. Sin embargo, cuando el control de acceso depende de registros manuales, llamadas a la portería o formularios en papel, lo que debería ser una experiencia fluida y amable puede convertirse en una molestia tanto para el residente como para la administración. Por eso, 109 Apps ha desarrollado módulo de invitados de Mi Conjunto, una herramienta que permite a los residentes registrar anticipadamente a sus visitantes que, además, facilita a la administración verificar su ingreso de forma digital, rápida y segura.
¿Qué es el módulo de invitados de Mi Conjunto?
El módulo de invitados de Mi Conjunto es una funcionalidad de la app Mi Conjunto que permite al residente registrar desde su aplicación a los invitados que desee llevar al conjunto. Incluso indicando su nombre, número de identificación y fecha de visita. De igual modo, en la portería o recepción, el personal puede verificar el ingreso de forma automatizada, sin trámites manuales.
Además, el sistema mantiene un registro detallado del uso de este beneficio, permitiendo aplicar políticas como el número máximo de visitas por persona al mes.
Características principales del módulo de invitados de Mi Conjunto
- Registro anticipado de invitados desde la app por parte del residente.
- Información requerida: nombre completo, número de identificación (cédula, pasaporte). También fecha o fechas de ingreso.
- Validación del ingreso en portería/recepción mediante: ingreso manual del número de identificación, escaneo de código de barras o QR. De igual manera, se valida el reconocimiento facial (si el conjunto dispone del sistema).
- Visualización del estado del invitado (autorizado / ya ingresó / restringido).
- Registro automático del historial de ingresos por cada invitado.
- Alertas cuando se superan los límites de visitas permitidos.
- Integración con el módulo de control de acceso físico (barreras, torniquetes).
Beneficios para el conjunto y los residentes
- Mayor agilidad en los ingresos: El residente no necesita detenerse en la portería ni llenar formularios. Es más, el invitado llega con su identificación o código y entra en segundos.
- Control de acceso preciso: la administración sabe con exactitud quién está dentro del conjunto, cuándo ingresó y, también, con qué residente.
- Cumplimiento automático de políticas: si el conjunto establece un límite de visitas, el sistema lo aplica de forma automática, sin intervención manual.
- Menos errores y mayor trazabilidad: se evitan pérdidas de registros, duplicidad de información, al igual que errores de digitación.
- Seguridad reforzada: el conjunto puede verificar con certeza la identidad del invitado y, asimismo, al residente que lo autoriza.
- Auditorías y estadísticas: generación de reportes por residente, por invitado o por fechas, para toma de decisiones y resolución de dudas.
Caso de uso: más visitas, menos problemas en la portería
Un conjunto con alto movimiento social enfrentaba problemas con el registro manual de invitados:
- Residentes olvidaban registrar a sus visitas previamente.
- Filas en portería para llenar datos.
- Registros físicos difíciles de auditar.
Como resultado, tras implementar el módulo de invitados de Mi Conjunto:
- Los residentes registraron a sus invitados desde la app, incluso con días de antelación.
- El personal en portería verificó el ingreso con solo escanear el código o digitar la identificación.
- El sistema bloqueó automáticamente a los invitados que superaban límites de visitas.
- El ingreso se volvió más fluido y los registros más precisos.
Al respecto, un portero comentó:
“Ahora todo está claro y en pantalla. Sabemos quién entra, quién lo autorizó y cuántas veces ha venido. Y los residentes no pierden tiempo en la entrada.”
¿Dónde se puede utilizar el módulo de invitados de Mi Conjunto?
- Portería principal y accesos vehiculares/peatonales.
- Recepción de salones sociales o áreas comunes.
- Zonas exclusivas (piscina, gimnasio, spa).
- Acceso a eventos con invitaciones limitadas.
Recomendaciones para aprovecharlo al máximo
- Comunica claramente a los residentes cómo registrar a sus invitados desde la app.
- Establece políticas claras sobre límites de visitas por tipo de invitado.
- Implementa lectores de identificación o QR en portería para agilizar el proceso.
- Motiva al personal a utilizar el sistema en lugar de procesos manuales.
- Usa los datos históricos para entender la dinámica social del conjunto y optimizar eventos o servicios.
Implementación y acompañamiento
En 109 Apps te apoyamos en:
- Configurar los criterios de registro según las políticas del conjunto.
- Activar el módulo en el perfil del residente dentro de la app.
- Integrar el sistema con puntos de control físico o sistemas de lectura.
- Capacitar al personal en portería para validar invitados en segundos.
- Definir alertas o bloqueos por uso excesivo del beneficio.
En pocos días, tu conjunto tendrá un control de invitados rápido, seguro y moderno.
Transforma tus procesos con el módulo de invitados de Mi Conjunto
El módulo de invitados de Mi Conjunto transforma un proceso manual y repetitivo en una experiencia digital eficiente, segura y totalmente trazable. Además, mejora la experiencia del residente, fortalece el control de acceso y moderniza la gestión del conjunto.
¿Listo para recibir invitados con agilidad y orden en tu conjunto residencial? Contáctanos. En 109 Apps te ayudamos a implementar esta solución con todo el respaldo de nuestra experiencia en tecnología para comunidades.